Voorwaarden incasso
1. Samenhang
1.1. Deze voorwaarden Incasso maken onlosmakelijk deel uit van de Overeenkomst.
1.2. Als de Overeenkomst en de voorwaarden Incasso in strijd zijn met elkaar, dan geldt de volgende voorrangsregeling:
- Overeenkomst Betaaldienstverlening
- Voorwaarden Incasso
- Algemene Voorwaarden levering van zaken en dienstverlening
1.3. Payflux moet zich bij de uitvoering van Incasso houden aan de regels van haar Acquirer ING en de richtlijnen (Rulebooks) van de Europese Payments Council (EPC). Bij een verschil tussen deze regels en onze voorwaarden, voeren wij de betaaldiensten uit op basis van de genoemde regels van derden.
1.4. De Acquirer mag wijzigingen in deze Rulebooks zonder voorafgaande kennisgeving doorvoeren. U vindt de Rulebooks voor Incasso (SEPA Direct Debit) op de website van de EPC (www.europeanpaymentscouncil.eu).
2. Product Incasso
2.1. Er zijn twee typen Incasso:
- Standaard Incasso
- Zakelijk Incasso
Tenzij anders vermeld, gelden deze voorwaarden voor beide typen Incasso.
2.2. Als Klant en begunstigde besteedt u het incassoproces volledig uit aan Payflux.
2.3. In de Overeenkomst is vastgelegd welke activiteiten relateren tot de uitbesteding.
2.4. Payflux maakt voor haar betaaldienstverlening gebruik van de Stichting Beheer Mobiliteitsgelden die bij uw uitbesteding zal acteren als Incassant.
2.5. De Stichting Beheer Mobiliteitsgelden ontvangt en beheert de namens de Klant ontvangen gelden.
2.6. De Stichting Beheer Mobiliteitsgelden is als derdengelden-entiteit gelieerd aan Payflux en wordt door De Nederlandsche Bank (DNB) in haar toezicht betrokken.
3. Machtigingen
3.1. Voor het indienen van een incasso-opdracht, moet Payflux in het bezit zijn van een geldige machtiging van uw debiteur.
3.2. De machtiging moet aan een aantal eisen voldoen. Een overzicht van deze eisen vindt u in de ING Voorwaarden Incassomachtigingen, beschikbaar via de ING website.
3.3. Payflux bewaart de originele machtiging, eventuele wijzigingen daarop en een eventuele intrekking tot minimaal veertien maanden na de beëindiging van de overeenkomst met u, uw debiteur of na intrekking van de machtiging. Of zoveel langer als wettelijk is vastgesteld. Wanneer de Acquirer ING of de bank van uw debiteur daarom vraagt, moet er binnen zeven werkdagen de machtiging en alle bijbehorende documenten kunnen worden overlegd. Zelfs als uw overeenkomst voor Incasso inmiddels is geëindigd.
3.4. Als uw debiteur de machtiging intrekt, mag Payflux geen nieuwe incasso-opdrachten meer insturen. Payflux is verplicht om de incasso-opdrachten die nog niet zijn uitgevoerd, te annuleren.
3.5. Vraagt uw debiteur om de incassobedragen van een andere rekening af te schrijven? Dan mag Payflux vanaf dat moment geen incasso-opdrachten meer insturen voor het rekeningnummer dat in de originele machtiging genoemd wordt.
4. Indienen van incasso-opdrachten
4.1. Minimaal 14 dagen vóór de gewenste uitvoerdatum, dient de debiteur over het bedrag en de uitvoeringsdatum geïnformeerd te worden. Op dat moment geeft Payflux de debiteur ook haar incassant ID en het kenmerk machtiging door, als het om een eerste incasso-opdracht gaat.
4.2. Payflux mag van de termijn in artikel 4.1 afwijken, als daarover met u en de debiteur andere afspraken zijn gemaakt.
4.3. In de incasso-opdracht die Payflux verstuurt worden alle noodzakelijke gegevens vermeld. Deze gegevens vindt u terug in de betreffende formaatbeschrijving op de website van ING (bestandsformaten).
4.4. Voor zowel het Standaard Incasso als het Zakelijk Incasso kan een eenmalige of doorlopende incasso-opdracht worden gegeven. Incasso-opdrachten moeten een minimum aantal werkdagen voor de gewenste uitvoerdatum zijn ontvangen. Hiervoor wordt verwezen naar ING voor de actuele aanlevertermijnen die Payflux dient te hanteren.
4.5. Payflux behoudt zich het recht voor de aanlevertermijn te wijzigen. Zijn er wijzigingen, dan informeren wij u daar tijdig over.
4.6. Is de gewenste uitvoerdatum geen Werkdag? Dan mag Payflux de uitvoerdatum verplaatsen naar de eerstvolgende Werkdag.
4.7. Voor een incasso-opdracht die wordt verstuurd na het uiterste aanlevertijdstip kan Payflux de uitvoerdatum aanpassen naar de eerstvolgende Werkdag.
4.8. Kan een incasso-opdracht op de uitvoerdatum niet afgeschreven worden van de rekening van de debiteur wegens onvoldoende saldo? Dan kan de bank van de debiteur nog tot maximaal 5 werkdagen na de uitvoerdatum opnieuw proberen om de incasso-opdracht af te schrijven. Als er op dat moment nog steeds onvoldoende saldo is dan volgt uiterlijk 5 werkdagen na de uitvoerdatum een terugboeking op verzoek van de bank van de debiteur (zie artikel 7).
4.9. In de Overeenkomst kunt u terugvinden hoeveel incasso-opdrachten er maximaal ingezonden kunnen worden per batch. Ook staat hier het maximumbedrag per incasso-opdracht, per batch en per periode vermeld. Zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van Payflux mag u hier niet van afwijken.
5. Uitvoeren van incasso-opdrachten
5.1. Payflux voert uw incasso-opdrachten uit als zij voldoen aan de voorwaarden die genoemd worden in artikel 3 en 4. De uitvoering van een incasso-opdracht heeft een bijschrijving op de rekening van Stichting Beheer Mobiliteitsgelden en een afschrijving van de rekening van de debiteur tot gevolg. Payflux koppelt alle uitgevoerde, geweigerde en afgewezen incasso-opdrachten aan u terug.
5.2. Payflux voert de bijschrijving op uw Zakelijke Rekening uit onder een ontbindende voorwaarde. Dit houdt in dat de bijschrijving pas definitief is als wij geen tijdig verzoek tot terugboeking conform artikel 6 en 7 hebben ontvangen of een dergelijk verzoek niet binnen de geldende tijdslijnen hebben uitgevoerd.
5.3. Incasso-opdrachten kunnen niet uitgevoerd worden als:
- de opdracht voor het Standaard Incasso meer dan 5 dagen na de gewenste uitvoerdatum wordt ontvangen;
- de opdracht voor het Zakelijk Incasso meer dan 2 dagen na de gewenste uitvoerdatum wordt ontvangen;
- de opdrachten niet voldoen aan de voorwaarden die genoemd worden in artikel 4.9;
- de opdracht meer dan 6 maanden voor de gewenste uitvoerdatum wordt ontvangen;
- de opdracht als gevolg van een technische oorzaak niet verwerkt kan worden;
- u handelt in strijd met deze voorwaarden;
- wij daar om een andere reden een aanleiding voor hebben, bijvoorbeeld ter voorkoming of beperking van fraude.
6. Terugboeking op verzoek van de debiteur
6.1. De debiteur mag zijn bank opdracht geven tot terugboeking van een uitgevoerde standaard incasso-opdracht, zonder opgaaf van reden. Dat mag binnen acht weken na de datum waarop het bedrag van de rekening van de debiteur is afgeschreven. Payflux boekt dit bedrag dan terug naar de bank van de debiteur en boekt dit bedrag van de rekening van de Stichting Beheer Mobiliteitsgelden af. Als valutadatum van de terugboeking hanteren wij dezelfde datum als de datum van de eerdere bijschrijving van dit bedrag. Bij het Zakelijk Incasso heeft uw debiteur dit recht tot terugboeking niet.
6.2. De debiteur mag zijn bank om terugboeking van het incassobedrag vragen als hij geen toestemming heeft gegeven voor de incasso-opdracht. Dit mag binnen dertien maanden na de datum waarop het bedrag bij de debiteur is afgeschreven. Zoals vermeld in artikel 3.3 wordt de machtiging en andere relevante informatie dan opgevraagd. Is er geen geldige machtiging? Dan boekt Payflux het bedrag plus de eventueel door de debiteur gederfde of ten onrechte betaalde rente van de rekening op de Stichting Beheer Mobiliteitsgelden af. Als valutadatum van de terugboeking hanteren wij dezelfde datum als de eerdere bijschrijving van dit bedrag op uw Zakelijke Rekening. De terugboeking van de rekening op de Stichting Beheer Mobiliteitsgelden kan plaatsvinden tot veertien maanden na de uitvoerdatum als gevolg van de doorlooptijd van het onderzoek.
6.3. Payflux is verplicht om een verzoek tot terugboeking als bedoeld in artikel 6.1 en 6.2 uit te voeren.
6.4. Payflux kan van u een Depot verlangen. Het Depot niveau zal door Payflux worden vastgesteld met inachtneming van de mogelijkheid tot het uitvoeren van terugboekingen door u aan de Debiteur. Payflux heeft het recht om het Depot niveau naar eigen inzicht aan te passen.
7. Terugboeking op verzoek van de bank van de debiteur
7.1. De bank van de Debiteur heeft het recht om opdracht te geven tot terugboeking van een uitgevoerde incasso-opdracht. Dit mag bij een opdracht voor Standaard Incasso binnen vijf werkdagen na de uitvoerdatum. Bij Zakelijk Incasso mag dit binnen drie werkdagen na de uitvoerdatum. Payflux boekt dit bedrag dan terug naar de bank van de debiteur en boekt het terugbetaalde bedrag direct van rekening van de Stichting Beheer Mobiliteitsgelden af. Als valutadatum van de afschrijving hanteren wij dezelfde datum als de eerdere bijschrijving van dit bedrag.
7.2. Payflux is verplicht om een verzoek tot terugboeking conform dit artikel uit te voeren.
8. Annulering
8.1. U heeft de mogelijkheid om een incasso-opdracht te annuleren. Uw annulering moet dan voor het uiterste aanlevertijdstip door ons zijn ontvangen.
8.2. Payflux zal zich inspannen om een annuleringsopdracht uit te voeren, maar is niet aansprakelijk voor de gevolgen van een mislukte annulering.
9. Beëindiging
9.1. De voorwaarden voor beëindiging van de Overeenkomst zijn opgenomen in de Overeenkomst.
9.2. Elke partij heeft het recht om de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen zonder tot vergoeding van kosten of schade aan de andere partij gehouden te zijn als:
- de andere partij handelt in strijd met de bepalingen van de Overeenkomst. De andere partij is daarvan eerst door de ene partij op de hoogte gebracht en heeft een redelijke termijn gekregen om de Overeenkomst correct na te komen;
- surseance van betaling of schuldsanering van de andere partij wordt aangevraagd;
- de andere partij failliet wordt verklaard of onder bewind of curatele wordt geplaatst.
9.3. Beëindiging als bedoeld in artikel 9.1 geschiedt door middel van een aangetekende brief aan de andere partij.
9.4. Payflux heeft daarnaast het recht om de Overeenkomst onmiddellijk te beëindigen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn als wij:
- fraude door of namens u vermoeden of als wij fraude vermoeden die de veiligheid en integriteit van de betaalsystemen in gevaar brengt.
- bij een gewijzigde bedrijfsvoering of gewijzigde organisatiegegevens, waardoor u niet meer in aanmerking komt voor onze dienstverlening.
9.5. Payflux heeft voorts het recht om de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder kennisgeving te beëindigen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn als er langer dan 12 maanden geen Incasso is verzocht of heeft plaatsgevonden.
9.6. Nadat de Overeenkomst is beëindigd, gelden nog steeds de verplichtingen die betrekking hebben op:
- de verwerking van betalingen;
- de zorg- en bewaarplicht;
- de geheimhouding;
- de aansprakelijkheid, crediteringen en debitering van de Zakelijke Rekening.
9.7. Payflux mag de overeenkomst op ieder moment opzeggen met een opzegtermijn als vermeld in de overeenkomst.
9.8. Payflux beëindigt de overeenkomst Incasso direct op het moment dat uw Zakelijke Rekening beëindigd wordt.
9.9. Payflux mag de overeenkomst Incasso ook direct beëindigen als:
- de opdracht als gevolg van een technische oorzaak niet verwerkt kan worden;
- de overeenkomst volgens ons gebruikt wordt op een manier die in strijd is met het doel en de kenmerken van de overeenkomst;
- u handelt in strijd met deze voorwaarden;
- wij daar om een andere reden een aanleiding voor hebben, bijvoorbeeld ter voorkoming of beperking van fraude.
10. Opdrachten
10.1. Na beëindiging van de Overeenkomst voert Payflux alleen nog de ingestuurde incasso-opdrachten uit, waarvan het uiterste aanlevertijdstip is verstreken. De overige ingestuurde opdrachten worden niet uitgevoerd.
11. Tarieven en kosten
11.1. In de Overeenkomst staat vermeld hoeveel u betaalt voor de betaaldienstverlening. Als wij u btw voor een Product, onderdelen van een Product of anderzijds in rekening brengen, dan vermelden wij de btw apart op de factuur. U moet de btw die in rekening is gebracht aan Payflux betalen.
11.2. Rente- en tariefswijzigingen gaan direct in, zonder dat wij u hierover van tevoren informeren.
11.3. De kosten die u moet betalen volgens de Overeenkomst of andere kosten zoals vermeld in deze voorwaarden worden aan u gefactureerd. Waar van toepassing kan voor specifieke kosten uw Depot worden aangesproken. Als in dit laatste geval het Depot ontoereikend is, ontvangt u een factuur van ons.
11.4. Maakt Payflux buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten om vorderingen bij u te kunnen innen, dan vragen wij u deze kosten te betalen. Het gaat om kosten die voortkomen uit deze voorwaarden en de overeenkomst.
12. Wijzigingen in tarieven en voorwaarden
12.1. Payflux is gerechtigd de tarieven, Producten en deze voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste één maand vóór de ingangsdatum gepubliceerd op www.payflux.nl. De datum van publicatie geldt als datum van kennisgeving. Door voortgezet gebruik van de dienstverlening na de ingangsdatum wordt de wijziging geacht te zijn aanvaard.
12.2. Indien een wijziging voortvloeit uit wet- of regelgeving, aanwijzingen van een toezichthouder, of uit wijzigingen in regels van de Acquirer, de Europese Payments Council (EPC) of andere betrokken betaalsystemen, kan Payflux deze wijziging met een kortere termijn of met onmiddellijke ingang doorvoeren.
12.3. Indien u niet akkoord wenst te gaan met een materiële wijziging, heeft u het recht de Overeenkomst kosteloos te beëindigen vóór de ingangsdatum van de wijziging.
12.4. Wijzigingen kunnen tevens worden aangekondigd via een bericht op de website van Payflux.
13. Aansprakelijkheid
13.1. U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens in een incasso-opdracht.
13.2. Payflux is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat wanneer in de incasso-opdracht een IBAN wordt doorgegeven dat niet van de betreffende debiteur is.
13.3. Payflux is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat als u dezelfde incasso-opdrachten meer dan één keer instuurt.
13.4. Payflux is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van ongeldige of onjuiste machtigingen.
13.5. Payflux is niet aansprakelijk voor de schade van een terugboeking, zoals genoemd in artikel 6 en 7.
14. Looptijd
14.1. De Overeenkomst gaat in op de datum die in de Overeenkomst staat. De Overeenkomst geldt voor tenminste één jaar, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
15. Informatieplicht
15.1. Voor deze Overeenkomst heeft u alle relevante gegevens aan ons doorgegeven. U staat ervoor in dat deze gegevens juist en correct zijn. Het gaat vooral om gegevens over de aard van de activiteiten en van de onderneming en wettelijke, juridische en bedrijfseconomische gegevens.
15.2. Is er een verandering in uw bedrijf die van invloed is op de uitvoering van de Overeenkomst? Dan moet u die tenminste drie weken voor de ingangsdatum schriftelijk aan ons doorgeven. Deze informatieplicht geldt in ieder geval in de volgende situaties:
- vervreemding, verpachting of andere vorm van overgang, splitsing of beëindiging van uw bedrijf;
- wijziging of beëindiging van de Zakelijke Rekening(en);
- wijziging van de aard van de bedrijfsvoering, de rechtsgeldige vertegenwoordigers en de uiteindelijk begunstigden (UBO’s).
15.3. Komt u de genoemde informatieplicht uit artikel 15.2 niet na, dan bent u aansprakelijk voor elke schade die hieruit voortkomt.
16. Beheer persoonsgegevens
16.1. In verband met de uitvoering en het beheer van de Overeenkomst, geeft u Payflux toestemming om uw naam, handelsnaam, postcode, adres, vestigingsplaats en het aantal verwerkte transacties aan derden te verstrekken. Dit zijn alleen de partijen die betrokken zijn bij het leveren van een Product (bijvoorbeeld de Acquirer).
17. Definities
Aanlevertermijn Het aantal Werkdagen tussen de dag waarop de incasso-opdracht naar de bank wordt gezonden en de gewenste uitvoerdatum.
Acquirer Bank of financiële instelling die elektronische betalingen voor zijn Merchant verwerkt.
Debiteur De natuurlijke of rechtspersoon die heeft gemachtigd om met het Incasso geld van zijn of haar rekening af te laten schrijven.
Depot Een geldbedrag dat Stichting Beheer Mobiliteitsgelden in beheer heeft en dat door Payflux wordt ingehouden op de gelden die aan de Klant moeten worden vereffend en/of afzonderlijk door de Klant op verzoek van Payflux worden gestort bij Stichting Beheer Mobiliteitsgelden als zekerheid voor terugboekingen en onterechte incasso’s die verschuldigd zijn.
Incassant Een bedrijf of instelling die bij een Debiteur op basis van een door deze verstrekte machtiging met een SEPA Incasso eenmalig of doorlopend bedragen kan afschrijven.
Klant De Klant (Merchant) is de rechtspersoon die op basis van een Overeenkomst met Payflux de betaaldienstverlening van Payflux gebruikt.
Werkdag Alle dagen van de week behalve het weekend, met uitzondering van dagen waarop er geen betalingsverkeer plaatsvindt. Zie de website van ING voor een overzicht van deze dagen.
Overeenkomst De overeenkomst betaaldienstverlening tussen Payflux als opdrachtnemer en de Klant als opdrachtgever.
Product Verschillende soorten van betaaldienstverlening zoals Incasso, het Accepteren van betaalkaarten of Retourpinnen.
Zakelijke Rekening De bedrijfsrekening van de klant van waaruit de betalingen voor de dienstverlening aan TMC worden gepleegd en/of de bedrijfsrekening waarop de verwerkte transacties worden uitbetaald. Uitbetalingen door TMC vinden uitsluitend plaats op een door de Klant aangeduide bedrijfsrekening die op naam van de Klant staat.
Stichting Beheer Mobiliteitsgelden De Stichting Beheer Mobiliteitsgelden ontvangt en beheert de namens de Klant ontvangen gelden. De Stichting Beheer Mobiliteitsgelden is als derdengelden-entiteit gelieerd aan Payflux en wordt door De Nederlandsche Bank (DNB) in haar toezicht betrokken.
Toezichthouder(s) Een door de wetgever aangestelde instantie die op wettelijke basis toezicht op Payflux uitoefent, zoals Autoriteit Consument en Markt (ACM), de Autoriteit Financiële Markten (AFM), Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en De Nederlandsche Bank (DNB).
Uitvoerdatum (Due Date) De datum waarop uw incasso-opdracht is uitgevoerd. Op deze datum is het Incassobedrag op de rekening van de Stichting Beheer Mobiliteitsgelden bijgeschreven en van de rekening van uw debiteur afgeschreven. Payflux maakt gebruik van de Stichting Beheer Mobiliteitsgelden voor het beheer van derdengelden.